Akt poświadczenia dziedziczenia
Od 2009 roku spadkobiercy mogą przeprowadzić procedurę stwierdzenia nabycia spadku w sądzie albo w kancelarii notarialnej. Sporządzenie przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia pełni taką samą funkcję jak stwierdzenie nabycia spadku przez sąd. Poświadczenie dziedziczenia stanowi dowód, że określona osoba jest spadkobiercą (ustawowym lub testamentowym).
Istnieją jednak ograniczenia w procedurze stwierdzenia nabycia spadku w kancelarii notarialnej. Notariusz nie może sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia w m.in. następujących sytuacjach:
* spadek został otwarty przed datą 1 lipca 1984 r. (w polskim prawie otwarcie następuje z chwilą śmierci spadkodawcy);
* dziedziczenie na podstawie testamentów szczególnych (np. ustnego, wojskowego);
* notariusz poweźmie wątpliwości co do osoby spadkobiercy lub wysokości udziałów w spadku, a w przypadku gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny lub przedmiotu zapisu lub powstał spór w tym zakresie;
* wniosek o stwierdzenie nabycia spadku składa osoba niebędąca spadkobiercą, mająca w tym interes (prawny lub faktyczny);
* w stosunku do spadku został już wcześniej sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub zostało wydane sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku;
* spadkodawca w chwili śmierci był cudzoziemcem lub, nie posiadając żadnego obywatelstwa, nie zamieszkiwał w Rzeczypospolitej Polskiej albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą;
* gdy brak jurysdykcji krajowej.
Jeżeli spadek ma przypaść jako spadkobiercy ustawowemu gminie lub Skarbowi Państwa, a przedstawione przez osobę zainteresowaną dowody nie są wystarczające do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia dopiero po wezwaniu spadkobierców przez ogłoszenie dokonane na koszt osoby zainteresowanej.
Procedura stwierdzenia nabycia spadku w kancelarii notarialnej

Warto podkreślić, że przy notarialnym poświadczeniu dziedziczenia nie obowiązuje żadna rejonizacja – całą procedurę od początku do końca można przeprowadzić u dowolnie wybranego notariusza na terenie Rzeczpospolitej Polskiej po przedłożeniu odpowiednich dokumentów, tj.:
* odpisu aktu zgonu spadkodawcy;
* odpisów aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy;
* testamentu spadkodawcy, jeśli został sporządzony;
* numeru PESEL spadkodawcy z dowodu osobistego („ dowód z odciętym rogiem”) lub wpisanego na akcie zgonu przez pracownika Urzędu Stanu Cywilnego lub wynikającego z zaświadczenia wydanego w Urzędzie Gminy ostatniego miejsca zameldowania spadkodawcy.

Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego, z wyłączeniem dziedziczenia na podstawie testamentów szczególnych. Osobami zainteresowanymi w rozumieniu przepisów ustawy Prawo o notariacie są osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne. Odrzucenie spadku lub zapisu windykacyjnego oraz uznanie za niegodnego powoduje utratę statusu osoby zainteresowanej.
Protokół dziedziczenia
Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia (odpowiednik protokołu z rozprawy sądowej) przy udziale wszystkich osób zainteresowanych.

Przystępując do spisania protokołu dziedziczenia notariusz poucza osoby biorące udział w spisywaniu protokołu o obowiązku ujawnienia wszelkich okoliczności objętych treścią protokołu oraz o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń.
W protokole dziedziczenia zamieszcza się w szczególności:
1) zgodne żądanie poświadczenia dziedziczenia złożone przez osoby biorące udział w spisywaniu protokołu;
2) oświadczenia o istnieniu lub nieistnieniu osób, które wyłączałyby znanych spadkobierców od dziedziczenia lub dziedziczyłyby wraz z nimi;
3) oświadczenia o znanych testamentach spadkodawcy lub braku takich testamentów;
4) oświadczenia, że w odniesieniu do spadku nie zostało uprzednio wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku i nie toczy się postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku ani nie został sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia;
5) oświadczenia, czy w skład spadku wchodzi gospodarstwo rolne oraz który spośród spadkobierców powołanych do spadku z ustawy odpowiada warunkom przewidzianym do dziedziczenia gospodarstwa rolnego;
6) oświadczenia o obywatelstwie i miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy w chwili śmierci;
7) oświadczenia, czy były składane oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku lub zapisu windykacyjnego, czy zostało wydane orzeczenie dotyczące niegodności spadkobiercy lub osoby, na której rzecz został uczyniony zapis windykacyjny, oraz czy były zawierane umowy z przyszłym spadkodawcą w przedmiocie zrzeczenia się dziedziczenia po nim;
8) wzmiankę o pouczeniu przez notariusza o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

Jeżeli od dnia otwarcia spadku nie upłynęło sześć miesięcy, w protokole dziedziczenia należy zamieścić oświadczenia spadkobierców o prostym przyjęciu spadku lub przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku, chyba że oświadczenia tej treści zostały już przez spadkobierców uprzednio złożone. W takim przypadku należy zamieścić wzmiankę o dacie, miejscu i treści złożonych przez poszczególnych spadkobierców oświadczeń. Powyższe przepisy stosuje się także do oświadczeń osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne. Do protokołu dziedziczenia notariusz załącza (dokumenty te zostaną w kancelarii notarialnej, nie są wydawane z powrotem klientom):
1) odpis aktu zgonu spadkodawcy;
2) odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy;
2a) projekt protokołu dziedziczenia oraz protokoły obejmujące oświadczenia o wyrażeniu zgody na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem, o ile zostały sporządzone lub spisane;
3) inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie praw do spadku.
Projekt protokołu dziedziczenia
Na wniosek osoby zainteresowanej oraz przy jej udziale notariusz sporządza projekt protokołu dziedziczenia. Do sporządzenia projektu protokołu dziedziczenia przepis art. 95c stosuje się odpowiednio. Osoba zainteresowana może w oświadczeniu złożonym przed notariuszem, który sporządził projekt protokołu dziedziczenia, albo przed innym notariuszem potwierdzić dane zamieszczone w projekcie protokołu dziedziczenia i wyrazić zgodę na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem. Wypis projektu protokołu dziedziczenia stanowi załącznik do protokołu obejmującego to oświadczenie.

W razie złożenia testamentu notariusz dokonuje jego otwarcia i ogłoszenia, chyba że otwarcie i ogłoszenie testamentu już nastąpiło. Z otwarcia i ogłoszenia testamentu sporządza się protokół.

W toku procedury spadkowej notariusz może zwracać się do organów administracji publicznej oraz organów wykonujących zadania z zakresu administracji publicznej o udzielenie informacji lub wydanie dokumentów stanowiących dowód faktu istotnego dla sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia.
Uzyskanie aktu poświadczenia dziedziczenia (ostatni etap)
Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do istnienia jurysdykcji krajowej, treści właściwego prawa obcego, osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku, a w przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny – także co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, i przedmiotu zapisu.

Akt poświadczenia dziedziczenia powinien zawierać:
1) dzień, miesiąc i rok oraz miejsce sporządzenia aktu;
2) imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych – nadto imię i nazwisko tej osoby;
3) imię i nazwisko spadkodawcy, imiona jego rodziców oraz jego numer PESEL;
4) datę i miejsce zgonu spadkodawcy oraz jego ostatnie miejsce zamieszkania;
5) wskazanie spadkobierców, którym spadek przypadł – imiona, nazwiska i imiona rodziców oraz datę i miejsce urodzenia osób fizycznych, a w przypadku osób prawnych – nazwę i siedzibę;
6) tytuł powołania do spadku i wysokość udziałów w spadku, a w razie dziedziczenia testamentowego – określenie formy testamentu;
7) wskazanie spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne podlegające dziedziczeniu z ustawy oraz ich udziały w nim;
7a) wskazanie osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, oraz przedmiotów tych zapisów, chyba że osoby te nie chcą lub nie mogą być zapisobiercami albo zapisy windykacyjne okazały się bezskuteczne;
8) powołanie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu;
9) (uchylony);
10) podpis notariusza;
11) adnotację o dokonaniu rejestracji zgodnie z art. 95i ustawy Prawo o notariacie.

Na protokole dziedziczenia zamieszcza się adnotację o sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia. Notariusz niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do rejestru aktów poświadczenia dziedziczenia przez wprowadzenie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych, o których mowa w ustawie Prawo o notariacie. Notariusz opatruje wpis bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Z chwilą dokonania wpisu w rejestrze notariusz otrzymuje, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zawiadomienie o zarejestrowaniu oraz możliwości uzyskania potwierdzenia zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia ze wskazaniem numeru wynikającego z kolejności wpisu. W tym samym trybie notariusz uzyskuje zawiadomienie o niezarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia.

Adnotację o zarejestrowaniu umieszcza się na akcie poświadczenia dziedziczenia, wskazując numer wynikający z kolejności wpisu a także dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę dokonanego wpisu. Zarejestrowanie nie następuje, jeżeli w stosunku do danego spadku został już uprzednio zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.

Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku.

Oryginały aktów poświadczenia dziedziczenia (tak jak oryginały aktów notarialnych) nie mogą być wydawane poza miejsce ich przechowywania. Notariusz na żądanie sądu, prokuratora, izby skarbowej oraz urzędu skarbowego przesyła wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia. Wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia może być wydany ponadto osobie, która wykaże istnienie interesu prawnego. Ilekroć w przepisach odrębnych jest mowa o postanowieniu o stwierdzeniu nabycia spadku, należy rozumieć przez to również zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia. Jeżeli ustawa wyznacza początek lub koniec biegu terminu na dzień uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, należy rozumieć przez to również dzień zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia.

Europejskie poświadczenia spadkowe (nowość w polskim prawie)
Europejskie poświadczenie spadkowe ma być instrumentem prawnym, pozwalającym obywatelom Unii Europejskiej – spadkobiercom, zapisobiercom, wykonawcom testamentów lub zarządcom spadków – na sprawne wykazywanie tytułu prawnego do spadku.
Przedsięwzięcie to ma na celu wyjście naprzeciw potrzebom Polaków zamieszkujących w w różnych państwach Unii Europejskie, gdzie gromadzą oni swoje majątki. Obowiązujące od lipca 2012 r. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE wskazuje, że podstawowym czynnikiem dla ustalenia jurysdykcji będzie miejsce zwykłego pobytu spadkodawcy w chwili jego śmierci (chyba, że spadkodawca sam wskaże prawo innego państwa UE, z tym, że musi być jego obywatelem).
Kompetencje i procedura wydawania
Europejskie poświadczenie spadkowe jest wydawane przez:
– sądy,
– oraz notariuszy, których działania mają podlegać instancyjnej kontroli sądowej.

To osoba zainteresowana może dokonać wyboru, czy po europejskie poświadczenie spadkowe wybierze się do sądu, czy do notariusza.
Procedury postępowań dotyczących europejskiego poświadczenia spadkowego odnosić się będą do funkcjonujących już w polskim prawie modeli. Jeśli zainteresowany zdecyduje, żeby po europejskie poświadczenie spadkowe udać się do sądu, punktem odniesienia będzie postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku. Jeśli natomiast zainteresowany postanowi w tej sprawie udać się do notariusza, punktem odniesienia będzie postępowanie mające na celu wydanie aktu poświadczenia dziedziczenia.

Polska ustawa Prawo o notariacie stanowi, że w zakresie nieuregulowanym w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 650/2012 z dnia 4 lipca 2012 r. w sprawie jurysdykcji, prawa właściwego, uznawania i wykonywania orzeczeń, przyjmowania i wykonywania dokumentów urzędowych dotyczących dziedziczenia oraz w sprawie ustanowienia europejskiego poświadczenia spadkowego (Dz. Urz. UE L 201 z 27.07.2012, str. 107, z późn. zm.) do czynności dotyczących europejskiego poświadczenia spadkowego stosuje się odpowiednio przepisy o sporządzaniu aktu poświadczenia dziedziczenia. Przy czynnościach dotyczących europejskiego poświadczenia spadkowego stosuje się odpowiednio przepisy art. 670, art. 672–674 i art. 676 Kodeksu postępowania cywilnego.

Przy czynnościach dotyczących europejskiego poświadczenia spadkowego połączonych z wydatkami notariusz może odmówić dokonania czynności notarialnej, jeżeli strona nie złoży zaliczki na ich pokrycie w wysokości i terminie określonych przez notariusza.

Jeżeli strona nie jest w stanie bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny ponieść żądanej przez notariusza zaliczki, może wystąpić z wnioskiem do sądu rejonowego właściwego ze względu na jej miejsce zamieszkania o zwolnienie w całości lub części od ponoszenia tych wydatków.

Notariusz stwierdza w protokole wydanie, sprostowanie, zmianę lub uchylenie europejskiego poświadczenia spadkowego albo zawieszenie jego skutków, jak również odmowę dokonania tych czynności.
Notariusz z urzędu doręcza wypis protokołu obejmującego wydanie lub odmowę wydania europejskiego poświadczenia spadkowego wraz z pouczeniem o przysługującym środku odwoławczym. Uzasadnienie tych czynności notariusz sporządza w terminie tygodnia na żądanie osoby biorącej udział w czynności notarialnej zgłoszone w terminie tygodnia od dnia doręczenia wypisu protokołu albo gdy osoba biorąca udział w czynności notarialnej, która takiego żądania nie zgłosiła, wniosła środek odwoławczy w ustawowym terminie.

Opłaty z tytułu notarialnego poświadczenia dziedziczenia
– Za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego, uzupełniającego aktu poświadczenia dziedziczenia w zakresie spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne maksymalna stawka wynosi 50 zł.

– Za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia testamentowego z zapisem windykacyjnym maksymalna stawka wynosi 100 zł.

– Za sporządzenie protokołu dziedziczenia maksymalna stawka wynosi 100 zł.

– Za czynności dotyczące europejskiego poświadczenia spadkowego maksymalna stawka wynosi 400 zł.

– Za sporządzenie projektu protokołu dziedziczenia maksymalna stawka wynosi 100 zł.

– Za sporządzenie protokołu obejmującego oświadczenie o wyrażeniu zgody na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem maksymalna stawka wynosi 50 zł.

– Za sporządzenie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu maksymalna stawka wynosi 50 zł.
– Za sporządzenie zaświadczenia o powołaniu wykonawcy testamentu maksymalna stawka wynosi 30 zł.

Wszystkie ww. kwoty są kwotami netto i należy do nich doliczyć podatek VAT według obowiązującej stawki z dnia dokonywania czynności notarialnych.