„Kopia wierzytelna”, czyli poświadczanie zgodności odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem
Zdarza się, że dokonując niektórych czynności prawnych istnieje konieczność przedstawienia oryginalnego dokumentu (np. świadectwa ukończenia szkoły wyższej postanowienia sądu powszechnego, decyzji administracyjnej) lub poświadczonego przez notariusza odpisu (kopii wierzytelnej) lub wyciągu. Uzyskanie przez odpis poświadczony przez notariusza mocy prawnej oryginału pozwala na posługiwanie się dokumentem jednocześnie przed wieloma instytucjami, osobami, podmiotami, itp. Dla przykładu – odpis świadectwa maturalnego umożliwia złożenie dokumentów na kilku uczelniach wyższych, a odpisy dokumentów podmiotów z sektora gospodarczego (odpis z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) umożliwiają tym podmiotom uczestniczenie w wielu przetargach.

Notariusz – co warto zaznaczyć – ma obowiązek poświadczania nie tylko dokumentów o charakterze urzędowym, ale również tzw. dokumentów prywatnych (czyli stanowiących dowód tego, że osoba, która dany dokument podpisała, złożyła oświadczenie o zawartej w nim treści). Należy mieć na uwadze fakt, że sporządzony przez notariusza odpis dokumentu prywatnego nie staje się jednak dokumentem urzędowym.

Dokonując poświadczenia zgodności z oryginałem odpisu notariusz stwierdza, że odpis odzwierciedla całą treść przedstawionego notariuszowi oryginału. Z kolei w przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem wyciągu notariusz stwierdza, że wyciąg odpowiada niektórym elementom treści przedstawionego notariuszowi oryginału. W przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem odpisu (wyciągu) niezbędne jest wykonanie w kancelarii notarialnej kserokopii oryginału dokumentu, na której to kserokopii notariusz umieszcza odpowiednią wzmiankę o jej zgodności z oryginałem i składa podpis oraz pieczęć. Odpis – na życzenie klienta – może być dokonany w kolorowej kserokopii. Standardowo kserokopie wykonywane są w barwach czarno-białych.

Jeżeli okaże się, że oryginalny dokument posiada cechy szczególne (np. uszkodzenia, tzw. znaki wodne, suche pieczęcie, poprawki czy dopiski) notariusz stwierdza ten fakt w klauzuli poświadczeniowej – dla większego bezpieczeństwa pewności obrotu.

Taksa w przypadku poświadczenia zgodności odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem

Za dokonanie poświadczenia zgodności odpisu (wyciągu) z okazanym dokumentem notariusz może pobrać maksymalnie 6 zł + 23% VAT za każdą stronę oryginalnego dokumentu.