Przy dokonywaniu niektórych czynności prawnych istnieje konieczność przedstawienia oryginalnego dokumentu (np. świadectwa ukończenia liceum, postanowienia sądu, decyzji administracyjnej) lub poświadczonego przez notariusza odpisu lub wyciągu. Nadanie odpisowi poświadczonemu przez notariusza mocy prawnej oryginału umożliwia posługiwanie się dokumentem jednocześnie w wielu instytucjach. Na przykład odpisy świadectw dojrzałości umożliwiają złożenie dokumentów na kilka kierunków studiów, a odpisy dokumentów podmiotów gospodarczych (odpis z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) umożliwiają tym podmiotom uczestniczenie w wielu przetargach.
Notariusz ma obowiązek poświadczania nie tylko dokumentów urzędowych, ale również tzw. dokumentów prywatnych (stanowiących dowód tego, że osoba, która dokument podpisała, złożyła oświadczenie o zawartej w nim treści). Jednak sporządzony przez notariusza odpis dokumentu prywatnego nie staje się dokumentem urzędowym.
W przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem odpisu notariusz stwierdza, że odpis odzwierciedla całą treść oryginału. Natomiast w przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem wyciągu notariusz stwierdza, że wyciąg odpowiada pewnym elementom treści oryginału. W przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem odpisu konieczne jest wykonanie w kancelarii notarialnej kserokopii oryginału dokumentu, na której notariusz umieszcza odpowiednią wzmiankę o jej zgodności z oryginałem i składa podpis oraz pieczęć.
W sytuacji, gdy oryginalny dokument posiada cechy szczególne (dopiski, poprawki, uszkodzenia, znaki wodne, suche pieczęcie) notariusz stwierdza to w klauzuli poświadczeniowej.
Opłaty związane z poświadczaniem zgodności odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem
Za poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem notariusz może pobrać maksymalnie 6 zł + 23% VAT za każdą ze stron oryginalnego dokumentu.
